Raport Monitorizare

5 Un avantaj suplimentar al achiziției de echipamente, comparativ cu externalizarea serviciilor de digitalizare, îl reprezintă posibilitatea exploatării acestor echipamente după încheierea proiectului de față, având în vedere că: 1) numărul de materiale pentru care proiectul acoperă digitalizarea este limitat, comparativ cu nevoile totale de digitalizare; 2) termenul de epuizare fizică și morală a echipamentelor este suficient de mare, în condițiile propuse de proiect (respectiv achiziționarea echipamentelor de ultimă generație) pentru a asigura utilizarea lor pe o perioadă rezonabilă după încheierea proiectului. Pregătirea proiectului Începerea proiectului, iulie 2018, a fost întârziată față de planificările inițiale, care plasau demararea sa în 2016 sau 2017. Constatarea monitorului independent în această privință este că în demararea proiectelor majore cu finanțarea Europeană pot fi acumulate întârzieri din cauza numărului mare de instituții implicate și a procedurilor administrative complexe. De exemplu, MCSI este implicat în proiect cu două structuri: OIPSI, care joacă un rol fundamental în planificare (emite Ghidul Solicitantului) și monitorizare și CTE, care avizează documentația tehnică a proiectului, inclusiv documentația de achiziții publice. O mai bună comunicare între aceste structuri din cadrul aceleiași autorități publice ar putea favoriza o rezolvare mai rapidă a unor aspecte. Conformitatea procesului de achiziție Monitorizarea nu a identificat neconformități în documentele elaborate pentru procedura de achiziție. Au fost formulate recomandări cu privire la: - eliminarea unor specificații tehnice discriminatorii, limitative pentru achiziția de echipamente; - includerea unei descrieri funcționale mai detaliate a platformei culturalia.ro pentru a evita apariția neregulilor ulterioare; - reformularea unor condiții de garanție pentru a echipamentelor și serviciilor pentru a asigura sustenabilitate proiectului; - eliminarea sau clarificarea unor condiții referitoare la experiența anterioară a ofertanților, în vederea eliminării oricăror cerințe restrictive, dar cu păstrarea unor cerințe care să asigure competența ofertanților; - clarificarea unor formulări privind factorii de evaluare a ofertelor; - verificarea și asigurarea coerenței între documentele aferente documentației de atribuire: Strategie de contractare, Caiet de Sarcini, Contract etc. Toate recomandările monitorului independent au fost preluate adecvat de către autoritatea contractantă. Transparența procedurilor și accesul la documente acordat monitorului independent Monitorul independent s-a bucurat pe parcursul perioadei acoperită de prezentul raport de transparență și accesul necesar la documente oferit de MCIN, cu care a stabilit o relație de colaborare și parteneriat benefică pentru Pactul de Integritate. Riscuri privind integritatea Rămân reziduale riscuri și vulnerabilități la corupție ce nu pot fi doar prevenite și vor trebui tratate cu maximă atenție și celeritate dacă vor apărea în procesul de achiziție și implementarea contractelor. Rămân reziduale riscuri legate de concurența în achiziții publice.